Kaum ein Bürokratie-Thema sorgt bei Fotografen für so viel Verwirrung wie die E-Rechnung. Die einen glauben, ein PDF per Mail reiche auch künftig, die anderen fürchten teure Spezialsoftware für jede Elternbestellung. Beides stimmt nicht. Hier ist die Lage sortiert, mit den Fristen und dem, was du wirklich tun musst.
Kurz vorab: Dieser Artikel erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerbüro die richtige Adresse.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland meist als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei. Das Entscheidende: Ein normales PDF ist KEINE E-Rechnung, auch wenn es digital verschickt wird. XRechnung ist eine reine Datendatei für Systeme, ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF, in dem die maschinenlesbaren Daten eingebettet sind. Für die meisten Fotografen ist ZUGFeRD die praktischste Form, weil der Kunde weiterhin ein lesbares PDF bekommt.
Die Fristen im Überblick
- Seit Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, du darfst den Empfang also schon heute nicht verweigern.
- Ab Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
- Ab Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Geschäft, unabhängig vom Umsatz. Das betrifft dann auch dich.
Was heißt B2B für Fotografen konkret?
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Deine Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor: Elternbestellungen aus der Galerie, Hochzeitspaare, Familien-Shootings, all das darf weiterhin als klassische Rechnung oder PDF laufen. Interessant wird es bei deinen Geschäftskunden: die Rechnung an den Kita-Träger, an die Schule, an Firmen für Businessporträts oder an eine Agentur. Genau diese Rechnungen müssen ab 2028 (oder ab 2027, wenn du über der Umsatzgrenze liegst) als E-Rechnung ausgestellt werden. Öffentliche Träger sind übrigens Vorreiter: Viele Kommunen verlangen schon heute eine XRechnung, bevor sie überhaupt bezahlen.
Was du jetzt tun solltest
- Empfang sicherstellen: Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen reicht, du solltest ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien nur nicht ungelesen löschen.
- B2B-Rechnungen zählen: Schreib auf, an welche Unternehmen und Träger du fakturierst. Bei den meisten Kita-Fotografen ist die Liste kurz, das macht die Umstellung leicht.
- Software prüfen: Deine Rechnungs- oder Buchhaltungslösung sollte ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen können. Die gängigen Tools können es bereits oder haben es angekündigt, oft reicht ein Update statt eines Wechsels.
- Nicht in Panik kaufen: Bis zu deiner Frist ist Zeit. Wer 2026 sauber plant, stellt 2027 ohne Stress um.
Warum das für Kita-Fotografen sogar eine Chance ist
Träger und Verwaltungen sortieren gerade ihre Lieferanten nach digitaler Reife. Wer als Fotograf schon heute sagen kann „Sie bekommen von mir eine XRechnung, kein Problem", räumt eine Hürde ab, bevor sie zum Thema wird, und wirkt genau so professionell, wie Entscheider es sich wünschen. Es ist dasselbe Muster wie beim Datenschutz: Die Pflicht der anderen ist dein Verkaufsargument, wenn du vorbereitet bist.
Merkzettel E-Rechnung
- PDF ist keine E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD sind es
- Empfangen können: Pflicht für alle seit 2025
- Ausstellen im B2B: ab 2027 über 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle
- Privatkunden und Elternbestellungen sind nicht betroffen
- Kita-Träger, Schulen, Firmen: das sind deine relevanten Fälle
- Software rechtzeitig prüfen, Details mit dem Steuerbüro klären