Es gibt Fehler, die kosten Geld, und es gibt Fehler, die kosten die Existenz. Eine verlorene Hochzeit gehört in die zweite Kategorie: Der Tag lässt sich nicht wiederholen, der Ruf nicht reparieren, und rechtlich stehst du in der Haftung. Die gute Nachricht: Datenverlust ist fast immer die Folge fehlender Routine, nicht fehlenden Budgets. Die 3-2-1-Regel bekommst du für den Preis von zwei Festplatten und einem Cloud-Abo.
Die 3-2-1-Regel in einem Absatz
Drei Kopien deiner Daten, auf zwei verschiedenen Arten von Speicher, davon eine außer Haus. Beispiel: Die Bilder liegen auf deinem Arbeitsrechner, zusätzlich auf einer externen Festplatte und in einem Cloud-Speicher. Fällt der Rechner aus, hast du die Platte. Brennt es oder wird eingebrochen, hast du die Cloud. Erst wenn alle drei gleichzeitig sterben, sind die Bilder weg, und genau das ist der Punkt der Regel: Sie macht den Totalverlust unwahrscheinlich statt nur unwahrscheinlicher.
Der kritischste Moment: zwischen Shooting und Import
Die meisten echten Verluste passieren nicht auf dem Rechner, sondern davor: die eine Speicherkarte, die zwischen Hochzeit und Import kaputtgeht, verloren geht oder versehentlich formatiert wird. Deshalb beginnt Backup schon in der Kamera:
- Zwei Kartenslots parallel beschreiben, wenn deine Kamera es kann. Für Hochzeiten ist das keine Option, sondern Pflicht.
- Karten nach dem Auftrag nicht formatieren, bis das Backup komplett ist, also alle drei Kopien existieren.
- Noch am selben Abend importieren und die externe Kopie anstoßen. Müdigkeit ist keine Ausrede, Routine schlägt Disziplin.
Der Praxistest: Ein Backup, das nie testweise zurückgespielt wurde, ist nur eine Hoffnung. Stell einmal im Quartal eine Handvoll Dateien aus jeder Kopie wieder her. Fünf Minuten, die dir im Ernstfall den Betrieb retten.
Ein Setup, das sich bewährt hat
- Kopie 1, Arbeitsrechner: aktuelle Aufträge auf schneller SSD, ältere wandern in die Archiv-Struktur
- Kopie 2, externe Platte oder NAS: automatisch jede Nacht, nicht „wenn ich dran denke". Automatisierung ist der ganze Trick.
- Kopie 3, Cloud außer Haus: ein Backup-Speicher mit Versionierung. Der Upload läuft nachts, die Kosten liegen je nach Archivgröße bei wenigen Euro im Monat.
Wichtig ist die Trennung der Fehlerquellen: Eine zweite Platte im selben Rechner schützt nicht vor Diebstahl, ein Cloud-Sync ohne Versionierung nicht vor versehentlichem Löschen, denn der Sync löscht brav mit. Backup heißt: Kopien, die unabhängig voneinander sterben müssten.
Wie lange aufbewahren?
Für Kundenaufträge haben sich zwei Linien bewährt: Lieferbilder deutlich länger als versprochen aufheben, denn die Anfrage „habt ihr die Bilder von 2023 noch?" kommt zuverlässig. RAW-Dateien je nach Auftragstyp und Speicherplatz ein bis mehrere Jahre. Was du auch entscheidest: Schreib es in deine AGB und in die Galerie-Kommunikation, dann ist die Erwartung geklärt, bevor sie zum Streit wird. Bei Kinderfotos gelten zusätzlich die Löschfristen aus dem Datenschutz-Leitfaden, Aufbewahrung und Datenschutz sind zwei Seiten derselben Planung.
Merkzettel 3-2-1
- Drei Kopien, zwei Speicherarten, eine außer Haus
- Doppelslot in der Kamera, Karten erst nach komplettem Backup leeren
- Import und Backup noch am Auftragsabend
- Alles automatisieren, nichts von Disziplin abhängig machen
- Einmal im Quartal Wiederherstellung testen
- Aufbewahrungsfristen festlegen und kommunizieren